Kymmenen vinkkiä työajanhallintaan ja kiireettömään onneen

“Työ on näkyväksi muutettu rakkaus. Jos et voi työskennellä rakkaudesta vaan mielipahasta on parempi, että istut temppelin edessä ja elät työstä nauttivien almuilla.” -Kahlil Gibran

Työ voi tuoda elämään suurta onnea. Tämä onnen tunteen mahdollisuus on sitä suurempi, mitä paremmin saamme työssämme käyttää hyödyksi vahvuuksiamme, päättää itse työnteostammme ja kun ymmärrämme roolimme laajemmassa kokonaisuudessa. Kun kaikki hyvän olon osaset osuvat kohdalleen voimme kokea huumaavia flow:n tunteita. Flow on itsensä unohtamista uppoutumalla haastavaan työhön jonka hallitsee. Onnellisuutta työntekemisestä.

Työn keskeytyminen estää flow:n saavuttamisen vaikka kaikki muut tekijät olisivat kohdallaan. Keskeytykset tekevät päivästämme sekavaa hakkelusta, eikä illalla kotiin palattua osaa selittää mitä päivän aikana teki. Kova kiire oli kuitenkin koko ajan.

Toimiston kahvinkeittimellä on tapana hämmästellä kauheaa kiirettä jonka uhriksi olemme joutuneet ja joka estää “oikeiden töiden” teon. Suurin syy keskeytyksille olemme me itse. Tämä on hyvä uutinen, koska voimme lopettaa oman työntekomme häiritsemisen.

Työmme jumittamisen lopettaminen vaatii kuitenkin harjoittelua ja ponnistelua sillä työnteon estämisestä ja oman ajan tuhlauksesta on tullut tapa tehdä töitä. Meidän täytyy oppia uusi työnteko. Ikävä puoli tässä uudessa työtavassa on se, että emme voi enää syyttää ilkeää kiirettä töiden seisomisesta. Erinomainen puoli tässä tavassa on se, että saamme työelämän hallintaamme, vähennämme stressiä ja kiirettä ja alamme tavoitella nykyhetkessä elämistä sekä flowta.

Olen harjoitellut uutta työntekoa alkuvuodesta 2008. Tässä tiiviisti kiteytettynä kymmenen tapaa jotka parantavat työhyvinvointiani ja siten myös työntuloksiani. Nyt työvuoden taas alkaessa on hyvä hetki tuulettaa omia työtapoja. Kokeile onko joululomalle mahdollista jäädä rentoutuneena.

1. Pidä työpöytä siistinä. Kierrätä kaikki turhat paperit ja kansiot. Pistä tavarat kaappeihin piiloon.
2. Aseta työvuodellesi selkeät tavoitteet ja välitavoitteet joita kohti ponnistelet. Tavoitteet luovat työlle merkityksen.
3. Tee tavoitteille työsuunnitelma aktiviteetteineen jotta tiedät mitä sinun tulee kulloinkin tehdä (ja mitä ei).
4. Tee tavoitteista yksinkertainen kuukausilista, josta näkyy yhdellä silmäyksellä minkä eteen tulee ensisijaisesti ponnistella.
5. Aikatauluta viikkosi maanantaiaamuna. Siirrä aktiviteetit työsuunnitelmasta kalenteriisi.
6. Aikatauluta vain muutama tehtävä joka päivälle. Yleinen syy kiireeseen on kyvyttömyytemme arvioida työtehtävien kestoa. Luulemme tekevämme kolme neljän tunnin tehtävää päivässä ja päädymme illalla kotiin ruikuttamaan kiirettämme. Päivän aikana ei ehdi paljoa, älä odota että ehtisi.
7. Aikatauluta joka aamulle vartti ajalle. Siis mitä? Aikatauluta aamujen ensimmäiseksi tehtäväksi hetki aikaa jolloin käydä rauhassa läpi päivän työsuunnitelma. Pidä tehtävälista edessäsi päivänaikana.
8. Työsuunnitelman tarkastettuasi lue sähköposti. Vastaa viesteihin heti tai arkistoi ne ja merkitse kalenteriin aika jolloin vastaat pohdintaa vaativiin viesteihin. Sulje sähköpostiohjelma ja avaa se vasta seuraavana aamuna, korkeintaan iltapäivällä.
9. Aloita suurimmasta ja vaikeimmasta tehtävästä ja siirry seuraavaan. Palkitse itsesi tehtävästä suoriuduttuasi. Tarkasta vaikka mitä Facebookissa tapahtuu ja rouskuta porkkana.
10. Huomioi mitä olet tekemässä. Harjoittele nykyhetken havainnointia tutkimalla työtilanteita ajoittain ulkopuolisen silmin. “istun kokouksessa…keskustelu on jumittunut…onpa täällä lämmin…selkä kaipaa venyttelyä…” Tällaisten pienten nykyhetkeen havainnointien avulla voimme oppia tarttumaan nykyhetkeen. Nykyhetkien perusteella osaamme sitten illalla kertoa miksi oli taas muka niin kiire.

Listasta puuttuu vaikein ohje ja taito: rohkeus sanoa ei. Vaikka olenkin kehittynyt yllätystöistä kieltäytymisessä, en vielä hallitse sitä täysin. Kaikista eteentulevista lisähommista ei voi eikä tulekaan kieltäytyä. Joskus ensisijaisia töitä jotka tulee saada tehtyä vain on kasaksi asti.

Näiden kiireisten aikojen jälkeen meidän tulisi antaa itsellemme lupa ottaa hieman rennommin. Harmillisesti myös rentoutuminen on meille Pohjolan protestanteille, jotka on kasvatettu näkemään työ pyhänä, vaikea pala nieltäväksi. Meillä riittää harjoiteltavaa, hienoa.